Tietosuojaseloste ja potilas- ja asiakasrekisteri

Tässä selosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, kun olet asiakkaamme. Jos sinulla on kysyttävää, voit aina olla yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse.

Noudatamme toiminnassamme Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia, sosiaali- ja terveydenhuollon erityislainsäädäntöä, muuta voimassa olevaa ja meidän toimintaamme sovellettavaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn sekä noudatamme ja kehitämme toimialan yleisiä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Rekisterinpitäjä: Psykologipalvelu Mielestä voimaa, Y-tunnus 3441631-1, Sääksmäentie 772, 37700 Sääksmäki.

Päivämäärä 13.4.2025

Rekisterin nimi: Psykologipalvelu Mielestä voimaa potilas- ja asiakasrekisteri

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa: Psykologipalvelu Mielestä voimaa/Maarit Hukka, hukkamaarit@gmail.com

1. Kerättävät tiedot

Potilaslain (785/1992) 12§:n mukaiset tiedot ja asiakirjat.

• Perustiedot kuten asiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tarvittaessa myös lähiomaisen tai alaikäisen huoltajien yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Tieto siitä, suostuuko asiakas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä.
• Tarvittaessa tiedot vakuutusyhtiöstä ja korvauspäätöksistä.
• Asiakaspalvelutapahtumiin, kuten esim. ajanvarauksiin ja asiakkaiden yhteydenottoihin, liittyvät tiedot.
• Laskutukseen ja maksuihin liittyvät tiedot.

Ymmärrämme lasten yksityisyyden suojelemisen. Palveluitamme ei ole suunniteltu tai tarkoituksellisesti suunnattu 13-vuotiaille tai sitä nuoremmille lapsille. Tarkoituksenamme ei ole tietoisesti kerätä tai säilyttää tietoja kenestäkään alle 13-vuotiaasta.

2. Tietojen käyttötarkoitus

Keräämme ja käsittelemme tietojasi seuraavien tietosuoja-asetuksen artikloiden perusteella:

• Artikla 6 kohta 1 (a): suostumuksesi
• Artikla 6 kohta 1 (b): kanssasi tehdyn sopimuksen täyttäminen
• Artikla 6 kohta 1 (c): meitä koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
• Artikla 6 kohta 1 (f): meidän oikeutetut edut
• Artikla 9 kohdan 2 (a): nimenomainen suostumuksesi.
  

Meidän oikeutettuja etujamme ovat seuraavat: sopimusvelvoitteidemme täyttäminen sinua kohtaan sekä sisäisten käytäntöjen ja dokumentointivaatimusten noudattaminen.

Asioidessasi meillä potilastietojesi käsittely perustuu ensisijaisesti kulloinkin voimassa olevaan kansalliseen sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntöön, kuten esimerkiksi potilaslakiin (785/1992), asiakastietolakiin (703/2023), ja potilasasiakirja-asetukseen (94/2022). Potilastietojen käsittelyyn sovellettavassa lainsäädännössä on useita lainkohtia, joiden nojalla potilastietoja käsitellään.  Meillä on muun muassa terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain mukaan terveydenhuollon ammattihenkilöllä on velvollisuus laatia ja säilyttää potilasasiakirjoja. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaan potilasasiakirjoihin on merkittävä potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun ja seurantaan liittyviä tietoja. Psykologipalvelu Mielestä voimaa potilasrekisterin tarkoitus on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteuttamista sekä edistää hoidon jatkuvuutta.

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskuttamista varten. Emme käytä tietojasi toistuvaan tai automatisoituun markkinointiin, automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

3. Tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti potilaalta itseltään. Potilaan suostumuksella tietoja voidaan pyytää tarvittaessa myös läheisiltä, muista terveydenhuollon yksiköistä, työterveyshuollosta tai vakuutusyhtiöstä.

4. Tietojen luovutus kolmansille osapuolille

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (Potilaslaki 13§) ja psykologit ovat lähtökohtaisesti vaitiolovelvollisia. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi asiakkaan nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi toiselle terveydenhuollon yksikölle tai pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä.

Käytämme toiminnassamme IT-palvelujen toimittajia, esimerkiksi Velloa, joille henkilötietojasi voidaan luovuttaa siltä osin kuin on tarpeellista kyseisten palvelujen toimittamista varten.

5. Tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käsittelemme kaikkia potilastietoja pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle hallinnollista ja infrastruktuurista tukea sekä IT-palveluita tarjoaville toimittajillemme, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös ja toissijaisena siirtoperusteena Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Lisätietoja soveltuvan siirtomekanismin saamiseksi saat ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse taikka puhelimitse yllä mainittuihin yhteystietoihin. 

6. Tietojen suojaus

Potilas- ja asiakasrekisteri täyttää tietoturvan osalta EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Tiedot on suojattu ulkopuolisilta asianmukaisin turvatoimin. Digitaalinen tieto on suojattu asianmukaisilla teknisillä turvatoimilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa, joihin on rajoitettu pääsy.

Asiakirjoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä. Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16§ ja 17§ mukainen salassapitovelvollisuus. Muut asiakirjoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat vastaavaan salassapitoon.

7. Tietojen säilytys

Psykologipalvelu Mielestä voimaa säilyttää tietosi vain sen ajan, joka on tarpeellista. 

Yleisesti ottaen tietoja säilytetään, kunnes niitä ei enää tarvita asiakkuuden hoitamista varten. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään pakottavan lain edellyttämien säilytysvaatimusten vuoksi, esim. kirjanpitotarkoituksiin, mikä vaatii 5 vuoden säilytyksen.

Mikäli yhteydenotto ei johda toimeksiantoon, poistamme tiedot ensi tilassa.

8. Oikeutesi tietojen suhteen

Tietosuoja-asetuksen artiklojen 15 – 21 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada tutustua tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä kuukauden kuluessa pyynnöstä, ja se voidaan evätä vain poikkeustilanteissa. Useammin kuin kerran vuodessa tapahtuvista tietopyynnöistä perimme käsittelymaksun.

Tietopyynnöt tulee tehdä tämän dokumentin alussa mainitulle yhteyshenkilölle.

Suomessa toimivaltaisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat seuraavat:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Puhelinnumero: 029 566 6700

Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)om.fi

Lisätietoja oikeuksistasi: https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi

9. Selosteen saatavuus ja päivittäminen

Tämä seloste on saatavilla Psykologipalvelu Mielestä voimaa vastaanotolla osoitteessa Sääksmäentie 772, 37700 Sääksmäki sekä jatkossa yrityksen kotisivuilla Mielestavoimaa.fi. 

Tätä selostetta saatetaan päivittää. Kun teemme muutoksia tähän selosteeseen, muutamme internet-sivuillamme saatavilla olevaan selosteen yläreunassa olevaa päivämäärää, ja tällainen muutettu seloste tulee voimaan kyseisestä päivämäärästä alkaen. Tämän vuoksi pyydämme sinua tutustumaan säännöllisesti selosteeseemme, jotta pysyt ajan tasalla kaikista tehdyistä muutoksista.

Tiedonantovelvoite
Kaikkia kuluttajansuojalain piirissä olevia yrityksiä koskee uusi tiedonantovelvoite. Psykologipalvelut ovat kuluttajansuojalain piirissä, kun niitä myydään yksityishenkilöille kuluttajina. Jos kauppasopimusta koskevaa erimielisyyttä ei saada ratkaistuksi osapuolten välisillä neuvotteluilla, kuluttaja voi saattaa asian kuluttajariitalautakunnan (www.kuluttajariita.fi) ratkaistavaksi. Ennen asian viemistä kuluttajariitalautakunnan käsittelyyn kuluttajan tulee olla yhteydessä maistraattien kuluttajaneuvontaan.